返信が遅れると、内容より“印象”で損をしやすいです。AIでメール下書きを10分で作る型（結論→理由→お願い→締め）を整理。前提の渡し方、角が立たない表現、直し方までまとめます。
謝罪文が重い｜角が立たない言い回しを作る手順
謝罪文は“丁寧さ”より、事実・影響・再発防止・次アクションの順番が大切です。角が立たない謝罪文の型、AIに渡す情報の整理、避けたい表現、短い例文までまとめます。
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謝罪文が重い：角が立たない言い回しを作る手順
謝罪文って、感情が絡むぶん、手が止まりやすいです。
変に言い訳っぽく見えたら嫌だし、重すぎても相手が困る。
ここは文章力じゃなく、順番でほぼ決まります。AIは「型」に沿わせるとかなり安定します。
謝罪文の型（順番が命）
| 順番 | 入れる内容 | 意図 |
|---|---|---|
| 1 | お詫び（短く） | まず受け止める |
| 2 | 事実（何が起きたか） | 誤解を減らす |
| 3 | 影響（相手の不利益） | 相手目線を示す |
| 4 | 対応（いま何をした/する） | 安心材料 |
| 5 | 再発防止（短く） | 次を防ぐ |
ポイント：「気持ち」を長く書くより、「事実」と「次の対応」がある方が落ち着きます。
AIに渡す素材（迷わない3点）
- 事実：いつ／何が／なぜ（分かる範囲）
- 影響：相手が困った点（納期、手戻り、時間など）
- 対応：いまの対応＋次の予定（期限）
コピペ用：謝罪文の依頼テンプレ
謝罪文テンプレ
社外向けに、角が立たない謝罪メールを作って。
構成は「お詫び→事実→影響→対応→再発防止→締め」。200〜350字。
言い訳っぽく見えないように、事実は簡潔に。期限は必ず入れて。
【事実】〇〇
【影響】〇〇
【対応】〇〇（いつまでに何をする）
【相手にお願いしたいこと】〇〇（あれば）
構成は「お詫び→事実→影響→対応→再発防止→締め」。200〜350字。
言い訳っぽく見えないように、事実は簡潔に。期限は必ず入れて。
【事実】〇〇
【影響】〇〇
【対応】〇〇（いつまでに何をする）
【相手にお願いしたいこと】〇〇（あれば）
避けたい表現（誤解されやすい）
| 避けたい | 理由 | 言い換え |
|---|---|---|
| 「〜してしまい」連発 | 軽く見えることがある | 「至らず」「不備があり」 |
| 長い言い訳 | 責任回避に見える | 事実は短く、対応を厚く |
| 期限がない | 不安が残る | 「〇時までにご連絡」 |
コツ：相手が欲しいのは「気持ち」より「次にどうなるか」になりやすいです。
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