謝罪文は“丁寧さ”より、事実・影響・再発防止・次アクションの順番が大切です。角が立たない謝罪文の型、AIに渡す情報の整理、避けたい表現、短い例文までまとめます。
返信が遅くて信用が落ちる｜メール下書きを10分で作る型
返信が遅れると、内容より“印象”で損をしやすいです。AIでメール下書きを10分で作る型（結論→理由→お願い→締め）を整理。前提の渡し方、角が立たない表現、直し方までまとめます。
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返信が遅くて信用が落ちる：メール下書きを10分で作る型
返信って、内容が正しくても、遅れるだけで「雑に扱われてる？」って感じさせやすいです。
だからまずは、完璧な長文より早い・短い・結論が先を優先した方がうまくいきます。AIはここが得意です。
まず固定する「返信の型」
| 順番 | 書くこと | 目安 |
|---|---|---|
| 1 | 結論（OK/NG/保留＋いつ返せるか） | 最初の2行 |
| 2 | 理由（短く） | 1〜2行 |
| 3 | お願い・代替案 | 1〜3行 |
| 4 | 締め（感謝＋次アクション） | 1行 |
ポイント：返信が遅れた時ほど「結論が先」が効きます。相手の不安を先にほどく感じです。
AIに渡す前提（3点だけ）
- 相手：社外/社内、役職、関係性（初回/継続）
- 結論：OK/NG/保留、期限、次にやること
- 配慮：角を立てたくない点、言いにくい事情
コピペ用：メール下書きテンプレ
メール下書き依頼テンプレ
社外向けに、結論が先に伝わる返信メールを200〜300字で作って。
形式は「結論→理由→お願い（代替案）→締め」。角が立たない言い回しで。
【相手】〇〇（取引先/担当者）
【結論】〇〇（例：納期は〇日が最短。〇日なら確実）
【理由】〇〇（短く）
【代替案】〇〇（あれば）
【締切】〇〇（いつまでに返す/いつまでに欲しい）
形式は「結論→理由→お願い（代替案）→締め」。角が立たない言い回しで。
【相手】〇〇（取引先/担当者）
【結論】〇〇（例：納期は〇日が最短。〇日なら確実）
【理由】〇〇（短く）
【代替案】〇〇（あれば）
【締切】〇〇（いつまでに返す/いつまでに欲しい）
角が立たない言い回し（よく使う3つ）
| 場面 | 言い回し | 狙い |
|---|---|---|
| 断る | 「現状だと難しく、別案なら可能です」 | 否定だけにしない |
| 遅れる | 「確認の上、〇時までにご連絡します」 | 期限を示す |
| お願い | 「お手数ですが、〇〇をご確認いただけますか」 | 丁寧に依頼 |
コツ：「いつ返せるか」を入れるだけで、相手のストレスが下がります。
今日やるStep1-3
- 結論（OK/NG/保留＋期限）を1行で決める
- 理由は短く、代替案があれば1つ
- AIに「結論→理由→お願い→締め」で下書きさせて整える
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