問い合わせ返信が追いつかない｜よくある質問を増やして負担を減らす

問い合わせ返信が詰まる原因は、返信の書き方より「同じ質問が繰り返される」ことです。FAQを増やして負担を減らす手順、分類の型、回答テンプレ、AIの使いどころを整理します。

問い合わせ返信が追いつかない：よくある質問を増やして負担を減らす

問い合わせ対応って、1件ずつは小さく見えるのに、積み上がると一気に時間を持っていかれます。

返信スピードを上げるより先に、同じ質問を減らす。
そのためにFAQを育てるのがいちばん効きます。

まず分類（これで半分終わる）

分類	例	対応方針
確認系	料金、仕様、対応範囲	FAQに寄せる
手順系	設定、操作、解約	手順を短く固定
トラブル系	ログイン、エラー	切り分けの順番
個別相談	環境依存	確認項目を先に聞く

ポイント：問い合わせの半分は「確認系・手順系」になりやすいです。ここをFAQで受け止めると負担が落ちます。

AIにやらせると速いこと

問い合わせ文を分類する
FAQの質問文を整える（短く、検索される形に）
回答をテンプレ化する（結論→手順→注意）
返信文を丁寧な口調で整える

コピペ用：FAQ化テンプレ

FAQ作成テンプレ

次の問い合わせ文を、分類してFAQにしてください。
1) 分類（確認/手順/トラブル/個別）
2) FAQの質問文（短く）
3) 回答（結論→手順→注意）
4) 返信メール用の短い文（150〜250字）も付けて。

【問い合わせ】（ここに貼る）

返信テンプレ（手順系）

構成	書くこと	例
結論	まず何をするか	「設定で解決します」
手順	Step1-3	順番を固定
注意	引っかかりやすい所	例外を1つ

コツ：FAQは「完成品」を狙わず、まず10個作って育てる方が効きます。

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